जिस प्रकार डाक द्वारा एक पत्र को एक स्थान से दूसरे स्थान को प्रेषित किया जाता है, उसी प्रकार आज कम्प्यूटर के द्वारा पत्र एक स्थान से दूसरे स्थान पर भेजे जाते हैं। इसे ई-मेल कहा जाता है। यद्यपि ई-मेल इण्टरनेट के उपयोग का एक स्वरूप है। ई-मेल के द्वारा एक सन्देश को सम्प्रेषण के अन्य साधनों की अपेक्षा अधिक तीव्रता से एक स्थान से दूसरे स्थान पर सम्प्रेषित किया जा सकता है।
ई-मेल के द्वारा जिस सन्देश या पत्र को प्रेषित करना होता है, उसकी सामग्री वर्ड प्रोसेसर (Word Processor) द्वारा तैयार की जाती है, तत्पश्चात् जिस पते पर यह पत्र प्रेषित करना होता है, वहाँ तक इसे टेलीफोन नेटवर्क केबल नेटवर्क द्वारा प्रेषित किया जाता है। पत्र या सन्देश की समस्त जानकारी सम्बन्धित व्यक्ति के कम्प्यूटर स्क्रीन/टी.वी. स्क्रीन पर प्रदर्शित हो जाती है। आवश्यकता होने पर सम्बन्धित व्यक्ति उसे प्रिण्ट कर सकता है। सम्बन्धित व्यक्ति के अनुपस्थित होने पर सन्देश/पत्र कम्प्यूटर की स्मृति में संचित हो जाता है।
सम्बन्धित व्यक्ति के लौटते ही कम्प्यूटर द्वारा एक घण्टी सूचना देगी कि कोई पत्र उसकी प्रतीक्षा में है।
ई-मेल के द्वारा व्यक्ति कम्प्यूटर द्वारा सन्देश को टाइप करके किसी दूसरे कम्प्यूटर तक प्रेषित कर सकता है, शर्त यह है कि दोनों के कम्प्यूटर इण्टरनेट से जुड़े हों। ई-मेल प्रणाली अत्यन्त तीव्र है। इसमें समय व कागज दोनों की बचत होती है तथा यह अत्यन्त सस्ती होती है।
सन् 1960 में ई-मेल को 'कम्प्यूटर आधारित सम्प्रेषण प्रणाली (Computer Based Messaging System-CBMS) के नाम से जाना जाता था। सन् 1974 में वेस्टर्न यूनियन द्वारा इसे 'Electronic Mail ट्रेडमार्क के रूप में रजिस्टर्ड करवाया गया।
ई-मेल भेजने की विधि (Method of Sending E-mail)
ई-मेल द्वारा पत्र /सन्देश प्रेषित करने के लिए इण्टरनेट में आवश्यक यन्त्रों के अतिरिक्त ई-मेल पता आवश्यक होता है, साथ ही साथ ई-मेल सम्बन्धित सॉफ्टवेयर को आवश्यकता होती है।
यदि आप किसी व्यक्ति को ई-मेल प्रेषित करना चाहते हैं तो सर्वप्रथम विंडो के 'Start' वाले चिह्न पर 'Click' करके 'Programme' चिह्न पर 'Click करें। अब आपको कम्प्यूटर में विद्यमान समस्त कार्यक्रमों की सूची स्पष्ट दिखाई देगी। इस सूची में 'Outlook Express' भी दिखाई देगा। इस 'Outlook Express पर 'Click' करने पर यह चालू हो जायेगा। इससे Screen पर एक 'New Mail' चिह्न दिखाई देगा। इसे 'Click' कीजिए। Click करने पर इसमें 'New Message' नामक खिड़की खुलेगी। आप इसमें 'To' के आगे के खण्ड में 'Email' पता अंकित कर देखें 'To' के नीचे सीसी वाला खण्ड होता है।
यदि आप अपने सन्देश को एक से अधिक व्यक्तियों तक भेजना चाहते हैं तो उन सभी व्यक्तियों का E-mail का पता अल्पविराम (.) से अलग करके यहाँ लिख दीजिए। इसके ठीक नीचे Subject का खण्ड है। यहाँ पर आप अपने सन्देश का मुख्य हिस्सा लिख दीजिए, तत्पश्चात् पास में ही एक बड़ी खाली जगह दिखेगी, इस खाली जगह पर आप अपना सन्देश लिखें पूर्ण सन्देश लिखने के बाद 'New Message' खिड़की के बाय और ऊपरी कोने में स्थित 1 'Send' नामक चिह्न पर 'Click' कीजिए। यदि आप 'Modem' द्वारा Internet से जुड़े हैं तो आपका सन्देश अविलम्ब तुरन्त प्रेषित हो जायेगा अन्यथा आपका सन्देश 'Out Box' नामक स्थान पर संचित हो जायेगा और जब आप Internet से जुड़ेंगे तो यह सन्देश प्रेषित हो जायेगा।
आप चाहें तो हिन्दी में भी E-mail कर सकते हैं। इसके लिए आपको आई. एम.एम., आईलिप, कीप ऑफिस, लीपलाइट सी-डेक संस्था द्वारा विकसित सॉफ्टवेयर या अन्य ऐसे Software की आवश्यकता होती है. जिनकी सहायता से आप E-mail कर सकते हैं। लीपलाइट व आई लिए इण्टरनेट पर निःशुल्क उपलब्ध हैं। आईलिप को आप www.nit.gov.in से एवं लोपलाइट को आप ww.dac.org. नाम से 'Download' कर सकते हैं। इनकी सहायता से आप हिन्दी में E-mail आसानी से कर सकते हैं। इसके लिए एक अनिवार्य शर्त यह है कि सम्प्रेषण प्राप्तकर्ता (Receiver) के कम्प्यूटर में भी हिन्दी के उक्त सन्दर्भित सॉफ्टवेयर (Software)
ई-मेल प्राप्त करने की विधि (Method of Receiving E-mail )
E-mail प्राप्त करना अत्यन्त ही आसान व सरल है। यदि आपके Computer में Outlook Express या कोई E-mail Software लगा हो तो आप जैसे ही Internet से जुड़ेंगे, यह Software स्वतः ही आपकी डाक या सन्देश की जाँच करेगा। कोई सन्देश या डाक होने पर Computer Screen के निचले हिस्से पर Task Bar में एक-एक सन्देश चमकाकर आपको सूचित करेगा। आप Outlook Express को 'Open' कर अपने E-mail सन्देश को पढ़ सकते हैं।
E-mail द्वारा सन्देश को सम्प्रेषित करने के लिए सन्देश प्राप्तकर्ता के पास भी E-mail सुविधा का होना आवश्यक है। साथ ही साथ सन्देश को सम्प्रेषित करते समय गलत E-mail Address न लिख जाये वरना E-mail Message आपके E-mail Address पर वापस आ जायेगा। इसे 'बाउण्ड मेल' कहा जाता है।
स्पष्ट है कि E-mail सन्देश को सम्प्रेषित करने का एक अत्याधुनिक व सस्ता माध्यम है। इसमें न तो कागज-कलम दवात (स्याही) का खर्च आता है और न ही स्टैम्प (टिकट), लिफाफों की आवश्यकता होती है। केवल आप कम्प्यूटर के द्वारा अपने सन्देश को घर बैठे विश्व के किसी भी हिस्से में सम्बन्धित व्यक्ति को सम्प्रेषित कर सकते हैं। आपका सन्देश कुछ सेकण्डों/मिनटों में सम्बन्धित व्यक्ति तक पहुँच जाता है, सन्देश प्राप्तकर्ता चाहे कितनी ही दूर क्यों न हो।
E-mail में प्रयुक्त होने वाली संक्षिप्त शब्दावली-
ASAP- As soon as possible
IAE - In any event
FYI- For your information
BBL- Be back later
IMO- In my opinion
IOW- In other word
NBD-No big deal
TIA-Thanks in advance
LOL-Laughing out aloud
GOU... 4- Going to
TTBOMIK- To the best of may knowledge
W/b- Welcome back
ONNA- Oh no not again
EOD- End of Discussion
F2F- Face to Face
ga- go ahead
HAND- Have a nice day
IAC- In any case
THX-Thanks
TMK-To my knowledge
TTYL- Talk to you later
ZZZ- Sleep